Personalsachbearbeiter*in für Dienstreise- und Bewerbermanagement (m/w/d)

Klima braucht Köpfe. Das Potsdam-Institut für Klimafolgenforschung e.V. (PIK) untersucht wissenschaftlich und gesellschaftlich relevante Fragestellungen in den Bereichen Globaler Wandel, Klimafolgen und nachhaltige Entwicklung. Es ist eine der weltweit führenden Forschungseinrichtungen auf seinem Gebiet und bietet Natur- und Sozialwissenschaftler*innen aus aller Welt beste Voraussetzungen für exzellente interdisziplinäre Forschung.

Für das Personalreferat im Bereich der Administration sucht das PIK zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n

Personalsachbearbeiter*in für Dienstreise- und Bewerbermanagement (m/w/d)

(Stellenausschreibungsnummer:  33-2024 Personal)

Die Stelle ist vorerst befristet auf 2 Jahre. Die Vergütung bemisst sich entsprechend der Vorgaben des Tarifvertrags der Länder (TV-L). Für diese Stelle ist eine Eingruppierung in die Entgeltgruppe 9a mit einer Arbeitszeit von bis zu 40 Stunden/Woche (Vollzeit) vorgesehen. Die Stelle ist für Teilzeit geeignet.    

Das Personalreferat des PIK betreut über 400 – nationale wie internationale – wissenschaftliche und wissenschaftsunterstützende Beschäftigte sowie zahlreiche Gastwissenschaftler*innen und Praktikanten in ihren personalrechtlichen Angelegenheiten.

Ihre Aufgaben umfassen:

• die Bearbeitung von Dienstreisen und Reisekostenabrechnungen nach dem BRKG über digitale Workflows in der HR-Software LOGA
• die Durchführung von Risikobeurteilungen bei Auslandsdienstreisen mit möglichen Gesundheits- oder Sicherheitsrisiken
• die Beratung der Mitarbeitenden zu allen Fragen rund um Dienstreisen, auch in Form einer regelmäßigen virtuellen Sprechstunde
• das Prüfen und Veröffentlichen der Stellenausschreibungen des PIK
• das Anlegen und Begleiten der Auswahlverfahren ebenfalls über die Software LOGA
• die Beratung der Forschungsabteilungen zu Fragen rund um das Bewerbermanagement
• die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse und Prozessbeschreibungen

Sie verfügen über:

• eine Ausbildung als Kauffrau bzw. -mann für Büromanagement, als Verwaltungsfachangestellte*r oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung mit dem Schwerpunkt Personal
• idealerweise einschlägige Berufserfahrung in einem der oben genannten Aufgabenbereiche
• gute Kenntnisse im Tarifrecht des öffentlichen Dienstes und /oder im Bundesreisekostenrecht sind von Vorteil
• Erfahrung in der Arbeit mit der HR-Software LOGA oder vergleichbarer Personalprogramme ist willkommen
• Erfahrung im Umgang mit den gängigen MS Office Anwendungen
• idealerweise gute Englischkenntnisse

Wir erwarten von Ihnen:

• ausgeprägtes Engagement, Zuverlässigkeit und starke Motivation
• Serviceorientierung und Teamfähigkeit
• eine selbständige Arbeitsweise und Eigeninitiative
• methodisches und systematisches Vorgehen
• Kreativität und Offenheit für neue Lösungsansätze
• IT-Affinität im Hinblick auf Digitalisierung und den Einsatz von Softwarelösungen
• Bereitschaft zur Weiterbildung
• idealerweise Erfahrungen in einem internationalen Arbeitsumfeld

Wir bieten:

• die Mitarbeit in einem hilfsbereiten und sympathischen Team
• ein spannendes Umfeld in einem international renommierten Forschungsinstitut mit einem Arbeitsplatz inmitten eines wunderschönen Forschungscampus auf dem historischen Telegrafenberg in Potsdam mit guter Anbindung nach Berlin
• die Möglichkeit, zeitlich flexibel und mobil (bis zu 50% der Arbeitszeit) zu arbeiten
• ein tarifliches Entgelt, tarifliche Leistungen sowie einen Zuschuss zum Jobticket oder Deutschlandticket Job

Das PIK legt Wert auf Chancengleichheit und Vielfalt, daher begrüßen wir Bewerbungen ohne Foto. Alle qualifizierten Bewerberinnen und Bewerber werden bei der Einstellung berücksichtigt, unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, nationaler Herkunft, Behinderung, Betreuungspflichten oder Alter. Das PIK unterstützt die Rückkehr aus der Elternzeit.

Bitte bewerben Sie sich idealerweise bis zum 31.08.2024 über unser Bewerbungsformular. Das Ausschreibungsverfahren bleibt bis zur erfolgreichen Besetzung der Stelle offen.

Für weitere inhaltliche Informationen oder Fragen zur ausgeschriebenen Position steht Ihnen Frau Thorwirth unter der Telefonnummer 0331-288- 20879 oder per Email an nora.thorwirth(at)pik-potsdam.de gern zur Verfügung.