Persönliche Assistenz und Sekretariat der Direktorin – Office Management (m/w/d)

Sie suchen nach einer verantwortungsvollen und zugleich abwechslungsreichen Tätigkeit? Sie haben Freude am Organisieren und Koordinieren? Dann bewerben Sie sich jetzt!

Persönliche Assistenz und Sekretariat der Direktorin – Office Management (m/w/d)

• Beginn: 01.09.2024
• zunächst befristet für 2 Jahre – Voll- oder Teilzeit – bis E 10 TVöD Bund

Wer wir sind

Das ZfL ist ein geisteswissenschaftliches Institut für die Erforschung von Literatur in interdisziplinären Zusammenhängen und unter kulturwissenschaftlichen Voraussetzungen. In Gestalt interdisziplinärer Grundlagenforschung fragen seine Forschungsprojekte nach der Genese verschiedener Literaturkonzepte, ihren künftigen Möglichkeiten sowie nach dem Verhältnis von Literatur und anderen Künsten oder kulturellen Praktiken. Das geschieht in den drei Programmbereichen Theoriegeschichte, Weltliteratur, Lebenswissen und in den Schwerpunktprojekten.

Ihre Aufgaben bei uns

• Sie unterstützen die Direktorin des Instituts bei den alltäglichen Aufgaben und Tätigkeiten im Sekretariat und Front-Office
• Büroleitung – Bei Ihnen laufen die Fäden zusammen:
• Sie kümmern sich um die Telefon- und Mailkorrespondenz, Terminkoordination, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und bilden die Kommunikationsschnittstelle vom ZfL und der Verwaltung der GWZ (u.a. bei der vorbereitenden Rechnungslegung und dem Finanzmonitoring)
• Sie bearbeiten Urlaubsanträge, Dienstreiseanträge und -abrechnungen und fungieren als erste*r Ansprechpartner*in bei Krankmeldungen, Urlaubsplanung und der Anschaffung von Büromaterialien
• Sie helfen den wissenschaftlichen Mitarbeitenden bei der Planung und Umsetzung von Veranstaltungen (Kostenpläne, Hotelbuchungen, Reisekostenabrechnungen, Cateringbestellung/-beratung)

Was Sie mitbringen sollten

• Hochschulstudium mit Bachelor-Abschluss oder einschlägige kaufmännische Ausbildung mit Spezialisierung Office Management / Assistenz & Sekretariat
• 3 bis 5 Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Position
• Kenntnis gängiger MS Office Anwendungen (Word, Excel, Powerpoint etc.)
• Teamgeist und eine strukturierte, selbständige und zuverlässige Arbeitsweise
• starke kommunikative Kompetenzen
• Begeisterung für Aufgaben im Wissenschaftsmanagement und Interesse an einem geisteswissenschaftlichen Arbeitsumfeld
• ausgeprägte Sprach- & Schriftkompetenzen im Deutschen
• gute schriftliche Englischkenntnisse von Vorteil

Bei uns erwartet Sie

• eine sinnstiftende und abwechslungsreiche Tätigkeit für ein renommiertes und langfristig finanziertes Forschungsinstitut
• ein kollegiales, kompetentes Team und ein internationales, von Offenheit geprägtes Arbeitsumfeld
• eine attraktive Vergütung nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes des Bundes (TVöD Bund) – je nach Qualifikation bis zur oben angegebenen Entgeltgruppe
• ein umfangreicher Arbeitgeberzuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
• eine zunächst für 2 Jahre befristete Tätigkeit in Vollzeit (39 Stunden pro Woche) oder Teilzeit – mit der Option der anschließenden Entfristung
• planbare, familienfreundliche Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Homeoffice nach Absprache möglich)
• 30 Tage Urlaub pro Jahr plus dienstfrei am 24. und 31. Dezember
• Zuschuss zum Jobticket
• ein moderner Arbeitsplatz am gerade neu bezogenen Standort in Berlin-Wilmersdorf, direkt am U-Bahnhof Spichernstraße
• Möglichkeiten der Fort- und Weiterbildung

Das ZfL unterstützt die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und wurde dafür mit dem Zertifikat von audit berufundfamilie ausgezeichnet. Das ZfL hat die »Charta der Vielfalt« unterzeichnet. Bewerbungen von Schwerbehinderten werden bei gleicher Qualifikation vorrangig berücksichtigt.

Bei Interesse

Senden Sie uns bitte bis zum 15. Juli 2024 Ihre Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Qualifikationsnachweise und Arbeitszeugnisse) in einem zusammengefassten PDF-Dokument per E-Mail an bewerbungen(at)zfl-berlin.org

Weitere Informationen zu uns finden Sie auf unserer Website: https://www.zfl-berlin.org/

Ihre Bewerbung setzt das Einverständnis der zweckgebundenen Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 13 DSGVO) zur Bewerberauswahl voraus.