Büroassistenz (w/m/d)

Für die Forschungsabteilung Ökologie der Lebensgemeinschaften und Ökosysteme des IGB am Standort Berlin-Friedrichshagen suchen wir zum 01.11.2024 oder zum frühestmöglichen späteren Zeitpunkt eine Büroassistenz. In dieser Funktion führen Sie das Abteilungssekretariat und unterstützen die Abteilungsleitung sowie die etwa 80 Mitarbeitenden und Gäste am Standort Berlin-Friedrichshagen. Sie sind erste Ansprechperson in allen administrativen Fragen und bilden die Schnittstelle zur zentralen Verwaltung des IGB und des Forschungsverbundes Berlin e.V. (FVB).

Ihre Aufgaben

Führung des Abteilungssekretariats in deutscher und englischer Sprache einschließlich folgender Tätigkeiten:

• Erledigung von Korrespondenz, Termin- und Dienstreisemanagement und Ablage für die Abteilungsleitung
• Betreuung und administrative Unterstützung der Mitarbeitenden der Abteilung (u.a. Ein- und Austritte, An- und Abwesenheiten, Behördenkontakte)
• Pflege des Internetauftritts sowie Unterstützung bei Bewerbungsmanagement und Beschaffungen
• Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen, Workshops und Seminaren mit internationaler Beteiligung, einschließlich der Betreuung der Gäste
• Standortspezifische Aufgaben: Raummanagement, Büromaterialverwaltung, Warenannahme und Pflege der Wareneingänge in SAP

Ihr Profil

Fachliche Voraussetzungen

• Ausbildung als Fremdsprachenassistent/in, Kauffrau/-mann für Bürokommunikation oder gleichwertige Qualifikation
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware und digitalen Prozessabläufen
• Relevante Berufserfahrung im Bereich Büroorganisation und Erfahrung in einer internationalen Arbeitsumgebung oder einem Forschungsumfeld von Vorteil

Persönliche Voraussetzungen

• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und effizientes Zeitmanagement
• Serviceorientierung und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Eigeninitiative, Engagement und Flexibilität

Unser Angebot

Sie werden nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) bezahlt und profitieren von Leistungen wie flexiblen Arbeitszeiten, einer 39-Stunden-Woche, 30 Tagen Urlaub, einer betrieblichen Altersvorsorge und einem Zuschuss zu den öffentlichen Verkehrsmitteln. Die Stelle kann auch in Teilzeit besetzt werden und ist auf zwei Jahre befristet mit der Option auf Entfristung.

Wir fördern Ihre berufliche Entwicklung durch Qualifikations- und Weiterbildungsangebote und unterstützen aktiv die Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

Das IGB engagiert sich für Vielfalt. Wir freuen uns über jede qualifizierte Bewerbung, unabhängig von Geschlecht und geschlechtlicher Identität, Herkunft, Nationalität, Religion, Weltanschauung, gesundheitlichen und körperlichen Beeinträchtigungen, Alter oder sexueller Orientierung. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Interessiert?

Dann bewerben Sie sich bis zum 15.08.2024 mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) unter Angabe der Referenznummer 27/2024 ausschließlich über unsere Rekrutierungsplattform unter: www.igb-berlin.de/stellenangebote.

Für Rückfragen steht Ihnen Frau Dr. Gwendolyn Billig telefonisch (+49 30 641 81 603) oder per E-Mail (gwendolyn.billig(at)igb-berlin.de) zur Verfügung.

„Forschen für die Zukunft unserer Gewässer" ist der Auftrag des IGB – Deutschlands größtem und einem der international führenden Forschungszentren für Binnengewässer. Um verschiedene Aspekte von Gewässerökosystemen und ihren Lebensgemeinschaften zu untersuchen, vereinen wir ein breites Spektrum an Disziplinen und verstehen Forschung als Gemeinschaftsleistung. Mit mehr als 350 Mitarbeitenden und Gästen aus aller Welt forschen wir an vier Standorten in Berlin und am Stechlinsee (Brandenburg). Das IGB ist Teil der Leibniz-Gemeinschaft und ein Institut des Forschungsverbundes Berlin e. V. www.igb-berlin.de